海外出張というと、キラキラと華やかなイメージがありますが、実際に突然自分の身に起こると困ってしまう、という方も少なくないかと思います。特に英語力に自信がなく、即効性のある対策を探してこのページに辿り着かれた方もいらっしゃるでしょう。
今回はそんな方の参考になる、海外出張サバイバルの方法をご紹介します。
海外出張先で気をつけること
日本人がやりがちで、注意が必要なこととして「分かったふりをしない」ということが挙げられます。「理解できなくて申し訳ない」「話の流れを止めては気まずい」という気持ちもあって、つい聞き取れなくてもニコニコと流してしまうかもしれません。しかしこれでは、お互いの意思疎通ができずに終わってしまいかねません。
聞き取れないなら聞き返す
日本人の多くが聞き取れない・伝わらないことが「申し訳ない」「恥ずかしい」と感じがちです。しかし、そんな心配は不要です。
海外では意志を明確に伝えることを良しとする文化があります。分からないのに曖昧に返事をするよりも、聞き取れないからゆっくり話してほしいと率直に伝えた方が、コミュニケーションが円滑に進むことが多いのです。何度でも聞き返して「理解したいよ！」というメッセージが伝えるように努めましょう。
こうしたスタンスは、国内や社内のコミュニケーションも同じかもしれません。特に仕事においては、曖昧なまま進めてしまいミスコミュニケーションが生じると、重大な問題に繋がるかもしれません。
「聞き返すことも仕事！」と思ってひるまずに聞き返してみてくださいね。
聞き取れなかった時のフレーズは？
相手の話の途中でもパッと言えるように、繰り返し呟いて練習しておきましょう。
いくつか用意しておくと何度も同じ言葉を繰り返すより聞き返しやすくなります。
英語が出来ないことを事前に伝えておく
事前のやり取りで、英語が出来ないことを伝えておくのも一つの手です。特に初対面の人と会う予定がある場合は、緊張している中その場で伝えるよりも、メールの中で触れておくなどしておくと、双方が心の準備をしておくことができます。
現地では、緊張もしていますし想定外のことも起こり余裕がないかもしれません。事前にできる根回しはしておくと良いでしょう。
とはいえ、話せません！と拒絶するのではなく、ここまではできます、こうしてもらえると嬉しいです、という気持ちを示すと相手も受け入れやすくなります。繰り返しになりますが、あなたの話を理解したいと思っていますよ、というメッセージが伝わると良いですね。
英語が出来ないを失礼のないようにいうフレーズは？
いくつかフレーズをご紹介します。
読み書きはOKですがスピーキングは苦手です。
ゆっくり話してもらえたら聞き取れます。
私のつたない英語で混乱させてしまったらごめんなさい。
簡単な英語で話していただけると大変ありがたいです。
海外出張に期待される任務を意識
海外出張というと英語が壁に思えますが、それよりも重要なのは「何をしにいくのか？」という目的を明確にすることです。海外出張は事前準備が多く、慣れていないと、準備に追われているうちに目的を置き去りにしてしまいがちです。
現地でしか分からない状況・情報を持ち帰ることなのか、納期の遅れを解消することなのか、商談を成立させることなのか。オンラインではなくわざわざ会いにいく理由は何か？しっかりと考えてみましょう。
「現地に行くこと」「現地の人と話すこと」は方法でしかありません。その結果、何をする事が目的なのか、しっかりと見極めて計画を立てる必要があります。海外出張という貴重な機会を成功に導き、次のチャンスや自信につなげられるといいですね！
英語が出来なくても自信をもつ
英語がペラペラでも仕事ができなければ、出張に行くメリットはありません。上司は、会社は、あなたなら成果を持ち帰るだろうと信じて任せてくれているのです。
旅行に行くのでも、英語の勉強に行くのでもありません。仕事をしに行くのです。英語が話せるから偉いなんてことはありません。できる準備をして、目的意識を持ち、満を辞してつたない英語で世界へ羽ばたきましょう。
精神論のように思えますが、商談や営業なら尚更、もじもじと自信なさげにしていてはまとまるものもまとまりません。恐る恐る正しい文法で話すよりも、大きな声でハッキリと単語を繋げる方が伝わるものです。伝えたい、聞いてくれてありがとう、という気持ちがあれば助けようとしてくれる人は案外多いものです。
スケジュールには余裕を持って行動しておく
必要書類の準備、資料の準備、旅程検討、アポ取り、移動手段の確保、引継ぎ等々、事前準備が山積みかと思います。
時差があったり、相手国の祝日で連絡がつかない！ということもあり得ます。また、先方のレスポンスの早さ等も日本人同士のやり取りとは勝手が違うことが多々あります。ギリギリに問い合わせて、もう間に合わない・・・とならないよう、スケジュールにはいつもより更に余裕をもって行動しておくと安心です。特に現地とのやり取りが必要な場合は要注意です。
英語の対策についても、上記のような準備を進める中で、ギリギリまで質問事項や伝えるべき内容が増えることもありますので、早めの対策をしておきましょう。
すぐにでも出来る英語対策
前述の、「事前に話せないことを伝えておく」「何度でも聞き返す覚悟をしておく」「聞き取れない時等のフレーズを覚える」「早めに資料を用意する」という対策は、効果が高いですが、十分な準備期間のないまま出発せざるを得ないこともあるかと思います。
そんな場合にすぐにできる対策もご紹介します。
業界特有の英単語を確認しておく
業界の頻出単語に関しては何も見なくてもパっと出てくるように、何度も声に出して練習しておきましょう。資料や伝えるべきことの整理をする中で必要な単語を洗い出しておきましょう。重要単語、頻出単語をおさえておけば、現地で緊張していても「聞こえた！」という安心感で気持ちを落ち着けることができるかもしれません。
また、出張経験のある上司・先輩に押さえておくべき単語や表現をきいてみると良いでしょう。同じ相手を訪問するのであれば、何かしらの事前情報が得られるかもしれませんし、資料などを見せてもらうと参考になる可能性もあります。
想定される商談での会話をシミュレーション
資料や説明内容、質問事項については準備をされていることと思います。さらに、先輩や上司とも相談しながら、Q&Aも可能な限り洗い出しておくことをお勧めします。用意した回答は、覚えるまでに至らずともカンニングペーパーを用意しておいたり、資料に載せてしまえば、その場でペラペラ話せなくても安心です。
また、その場で答えられない場合も考えられますので、こんなフレーズも役立つかもしれません。
詳細を確認して追ってメールで連絡します。
一度検討しますので、もう一度提案させてください。
日常会話など挨拶・相槌の仕方を覚えておく
実際に現地で先方と対面した時の流れを想像すると、挨拶や自己紹介、フライトはどうだったかなどの雑談もイメージできるでしょう。完璧な英語が準備できなくても、想定をしておくだけでも慌てずに済みます。
また、相槌もいくつか用意しておくと、会話がスムーズになります。「あー」「えー」だけでは淡々としてしまうので、「Exactly！（そうなんです！）」「That’s a good question.（鋭いご質問ですね/よく聞いて下さいました）」「That sounds great.（いいですね）」「I see.（なるほど）」などのバリエーションがあると、自分がうまく話せなくても相手の話を引き出して会話を成立させることも可能です。
オンライン英会話など気軽にコミュニケーションが取れる場を設ける
出発までの間に、ネイティブと話す機会を持ち、慣れておくことも非常に効果的です。用意したフレーズも、実際には一度も使ったことがなく出張先が初挑戦となると、緊張も相まってスムーズにはいかないものです。初対面の外国人と英語で話をする、というシチュエーションに少し慣れておくだけでも、随分安心感が生まれます。
最近ではオンラインで気軽に取り組める英会話サービスも充実していますので、短期間でも是非取り入れておくと良いでしょう。
自己紹介ひとつとっても、ネイティブならではの相槌や質問が返ってくることが多々あります。何もかもに対応できるように準備することは難しいですが、そうした文化の違いがあることを体感しておくと、現地で驚いたり焦ったりせずにすむでしょう。
また、想定した会話の練習だけではなく、「間違えていても堂々と話す」、または「何度でも聞き返す」訓練もしておくことができます。
ちなみに、コーチングのスクールも選択肢としてありますが、海外出張先でのスピーキング対策という目的には合いません。英会話スクールとコーチングスクールの違いについての詳細が気になる方はこちらの記事もご参照ください。
すぐにでも英語力を向上させたい場合
英語力の向上にはある程度時間が必要です。ただ、今回のように「海外出張」という明確な目的があれば別です。実際のシチュエーションの想定がしっかりできれば、必要な英語を準備し練習することができ、1ヶ月でもある程度の対応が可能になります。
出張の目的を明確にして、ここまで述べてきた対策を行えばポイントは押さえられるはずです。どんなトピックでも話せるような「ペラペラ」になる必要はないのです。
実績のある英会話教室に通う
対策の仕方や英文の準備が自分でできる場合は、ネイティブ相手に数をこなす方向でレッスンを受けましょう。準備に自身がない方は、社会人をターゲットにした英会話教室を探してみましょう。急な出張対策についてもノウハウがあるためです。
また、特に出張が間近になってくると、「これはどう言えばいいか」「この英語は適切か」と具体的な質問も出てくるでしょう。時間がない方はそうした個別の指導が可能な、マンツーマンの方がすぐに対応をしてもらえる可能性が高いでしょう。
ご自身の英語力や出張までにどれくらい準備期間があるのかによって、最適な方法が決まってくるかと思います。迷われる場合は、無料の体験レッスンや相談が可能なスクールも多いので、相談してみると方向性が見えてくるかもしれません。
英語コーチングを受ける
海外出張先でのスピーキング対策にはコーチングは向かないと前述しました。コーチングサービスには会話のレッスンが付帯しないことが多い為です。あくまで、自宅学習のサポートを行うサービスなのです。
しかし、一度の出張のためだけではなく、今後のキャリアのために基礎力向上やTOEICのスコアアップを目指す方にはコーチングも非常に効果的です。
学習方法や目標設定の指南、日々の学習進捗管理までサポートしてもらえるので、特に初級者で文法や単語を学習したいが何から始めたら良いかわからない、という方にお勧めです。また、独学ではなかなか続かない、という方も、学習の習慣化を目指すにはうってつけです！
まとめ
海外出張で気を付けることと、すぐにでもできる対策をご紹介してきました。
特に始めての海外出張に臨まれる方にとっては全てが未知数で不安も大きいかもしれません。先輩や上司に経験談を聞くことができればより具体的な対策が可能になると思います。その機会がなくとも、準備できることがたくさんあります。出発の直前までできることがたくさんあります。
目的から外れないように注意しながら、できる限りの想定をしたら、最後は堂々とコミュニケーションをとりましょう。
伝えたい・理解したいという姿勢が大事なのは、日本人同士でも同じですよね。フレンドリーでない人もいるかもしれませんし、想定外のことも起こるでしょう。しかしそれも、相手が誰であれ同じことです。「英語だから」「外国人だから」と必要以上に凝り固まってしまわず、「相手も同じ人間！」という気持ちで臨めるといいですね。
会社や上司に任されたことに自信を持って、成果を持ち帰られることを願っています！
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